Séance de travail en groupe : quelles sont les étapes ?

Planifier une réunion de travail est indispensable pour éviter de perdre du temps sur les aspects secondaires, et de devoir bâcler les discussions les plus importantes, faute de temps. La méthodologie suivante est inspirée du site fouineteau.fr, blog spécialiste des entreprises.

Définir les priorités des participants

Il est en général préférable de répondre immédiatement aux besoins les plus pressants des participants, puis de passer à d’autres parties de l’ordre du jour, jusqu’à ce qu’ils parviennent à celles qui les intéressent. Ils sont d’autre part toujours libres d’interrompre le programme initial pour insérer leurs préoccupations principales.

Faudra-t-il entendre un exposé pour en comprendre un autre ? Les participants seront-ils prêts à aborder certains domaines ou accueillir certaines méthodes pédagogiques vers la fin de la réunion mieux qu’au début ?

La plupart des personnes, par exemple, constatent que les groupes s’adaptent mieux à l'exercce lorsque leurs membres ont passé un certain temps ensemble, davantage qu’ils ne le font lorsque ces activités figurent au début de l’ordre du jour. Il est important, pour prendre une décision à ce sujet, de bien poser la question soulevée.

Checklist des étapes

Lorsque nous avons déterminé exactement ce que nous voulons faire et constaté que nous dispensons des ressources voulues, nous sommes prêts à tracer les grandes lignes de l’atelier lui même :

Etablir un programme comportant un horaire modifiable (heure d’ouverture de la réunion, heures des repas, heure limite de travail dans la soirée, etc.)

Estimer le temps supplémentaire nécessaire au fonctionnement de la réunion, à l’attribution des salles, à la pause-café et à d’autres moments libres ;

Calculer le nombre d’heures restant pour la réunion elle-même

Consigner par écrit les objectifs essentiels de la formation ou les points à traiter, et tenter de répartir le temps disponible entre les divers sujets ; ici encore, il pourra être nécessaire de reconsidérer le nombre de domaines à couvrir, etc., et procéder aux ajustements voulus

Enumérer également par écrit diverses méthodes pédagogiques

– exposés, discussions par petits groupes, cinéma, tribunes d’experts, discussions en groupes nombreux, etc .

– que l’on pourrait employer pour chaque domaine, et les noms des personnes qui pourrait employer pour chaque domaine, et les noms des personnes qui pourrait employer pour chaque domaine, et les noms des personnes qui pourraient s’en charger ; c’est une étape nécessaire, car l’ordre de l’inscription au programme des divers thèmes de l’atelier dépendra dans une certaine mesure du type d’enseignement que l’on adoptera et des personnes qui en auront la charge ; nous ne voudrions pas, par exemple, aboutir à un programme où l’on aurait cinq projections d’affilée, ou trois exposés, ou la présentation de plusieurs points consécutifs par la même personne ;

Placer les différents ensembles de formation, etc., selon la séquence la plus logique, cet arrangement dépendra de plusieurs facteurs.